Translation of "office system tool " (English → French) :

8. observe que le contrôle ex ante des activités réalisées par les membres de l'entreprise commune a permis de repérer un cas où le même agent a appliqué la procédure de validation de l'engagement à la fois en qualité de vérificateur et d'ordonnateur (ce qui est contraire aux dispositions de la réglementation financière de l'entreprise commune et de son manuel de procédures); note en outre qu'un paiement a été effectué dans les conditions décrites ci-dessus; reconnaît que l'entreprise commune a mis à jour le système d'encadrement financier en mettant en place de nouveaux acteurs faisant office ...[+++] de vérificateur financier et d'ordonnateur et que la fonction d'initiation est séparée des fonctions de vérification ou d'ordonnancement; prend acte également d'un deuxième cas décelé par le contrôle ex ante où le rapport d'évaluation technique n'était pas disponible dans l'outil de gestion des subventions;

7. observe que plusieurs faiblesses ont été mises au jour lorsque le comptable a testé l'outil; approuve la recommandation de la Cour selon laquelle il est nécessaire d'assurer un suivi de la correction de ces faiblesses, en particulier en ce qui concerne la fonction permettant de saisir les commentaires formulés par les gestionnaires financiers et par les vérificateurs, cette fonction étant essentielle pour la procédure de validation; constate qu'au cours du premier semestre de 2014, l'entreprise commune a mis en œuvre plusieurs améliorations de l'outil de gestion des subventions et que d'autres améliorations du système sont prévues;

9. prend acte que les processus opérationnels sous-jacents ont été validés par le comptable en mars 2012, comme le prévoit la réglementation financière de l'entreprise commune; relève que le comptable a formulé un certain nombre de recommandations dans son rapport de validation, notamment en ce qui concerne la nécessité d'améliorer le système de validation des déclarations de dépenses et la mise en place d'un outil permettant de rendre compte des questions budgétaires et comptables à la direction de manière appropriée;

(a) "document": toute donnée ou tout contenu quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, actions et décisions relevant de la compétence d’une institution, d’un organe ou organisme; des informations contenues dans des systèmes de stockage, de traitement et d'extraction électroniques (y compris les systèmes externes utilisés pour le travail d'une institution, d’un organe ou organisme) sont des documen ...[+++]ts dès lors qu'elles peuvent être extraites sous la forme d’une ou de plusieurs copies imprimées ou sous la forme de copies électroniques à l'aide des outils disponibles pour l'exploitation du système;

Des données contenues dans des systèmes de stockage, de traitement et d'extraction électroniques sont des documents dès lors qu« y compris les systèmes externes utilisés pour le travail de cette institution, cet organe ou organisme constituent un document, notamment si elles peuvent être extraites sous une forme imprimée ou sous la forme d'une copie électronique à l'aide des outils disponibles de tout outil raisonnablement disponible pour l'exploitation du système concerné.

Les systèmes électroniques de traitement des données et les outils servant au calcul des mesures quantitatives doivent être intégrés entre eux ou aux applications de salle des marchés et de comptabilité.